Kantoorhandboek De Bluts Advocatuur (2026)
Dit is het kantoorhandboek van De Bluts Advocatuur. Het kantoor is zelfstandig gevestigd aan de Dublinstraat 54, 2713 HS te Zoetermeer, op de tweede etage. De praktijk wordt uitgeoefend vanuit De Bluts Advocaten B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 27246559, btw-nummer NL810547478B01.
Het is een eenmanskantoor en wordt geleid door de heer mr. M. (Marco) de Bluts.
Het betreft de volgende onderwerpen:
A) de vakbekwaamheid; B) de kantoororganisatie; C) de administratie; D) derdengelden; E) de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme; F) het dossier- en zaaksbeheer; G) informatiemanagement; H) risicomanagement; I) de cliënt-relatie; J) belangenverstrengeling.
A) De vakbekwaamheid
Mr. M. de Bluts is op 27 augustus [JAARTAL CONTROLEREN] beëdigd tot advocaat. Daarvoor heeft hij zeven jaar als bedrijfsjurist gewerkt bij een internationaal opererende handelsonderneming.
Mr. M. de Bluts is een procesadvocaat. Hij is veelvuldig op de rechtbanken te vinden.
Mr. de Bluts heeft in het rechtsgebiedenregister van de Nederlandse orde van advocaten het volgende hoofd- (en sub) rechtsgebied geregistreerd:
Personen- en Familierecht (Echtscheidingen, alimentatiezaken, omgangsregelingen, Ouderschap en erkenning)
Op grond van deze registratie is hij verplicht elk kalenderjaar volgens de normen van de Nederlandse orde van advocaten tien opleidingspunten te behalen op ieder geregistreerd hoofdrechtsgebied.
Naast het geregistreerde rechtsgebied behandelt mr. de Bluts in de praktijk ook zaken op het terrein van het civiele jeugdrecht en het civiele recht. Deze rechtsgebieden zijn niet in het rechtsgebiedenregister geregistreerd.
Daarnaast neemt mr. de Bluts deel aan de kwaliteitstoetsen intervisie, peer review en gestructureerd intercollegiaal overleg, en behaalt hij daarvoor jaarlijks acht opleidingspunten.
B) De kantoororganisatie
Authenticatiemiddel
Vandaag de dag wordt voornamelijk digitaal geprocedeerd voor wat betreft de indiening van stukken. Mr. M. de Bluts gebruikt daarvoor een Advocatenpas onder auspiciën van de Nederlandse orde van advocaten en Digicert+QuoVadis.
Beroepsaansprakelijkheid
Elke advocaat is verplicht verzekerd tegen beroepsfouten. Mr. M. de Bluts is verzekerd bij AON in Amsterdam (aon.com). In de polis is een maximaal verzekerd bedrag opgenomen van € 2.500.000 per gebeurtenis. De dekking geldt voor werkzaamheden verricht in Nederland.
(Contante) betalingen
Mr. M. de Bluts neemt bij voorkeur geen contante betalingen aan. In uitzonderingsgevallen zal hij contante betalingen aannemen tot een maximum van € 500 per cliënt per jaar.
C) De administratie
De administratie wordt elektronisch bijgehouden in het boekhoudprogramma Exact door een accountant.
Mr. M. de Bluts beschikt over één zakelijke bankrekening op naam van De Bluts Advocaten B.V.
De advocaat voert een gedegen registratie van uren, declaraties en zaken die in aanmerking komen voor toevoeging. Deze registratie wordt vastgelegd in een administratiesysteem. Het administratiesysteem biedt de mogelijkheid om te zien of door cliënten en andere partijen aan hun betalingsverplichtingen is voldaan. De administratie is vastgelegd in het boekhoudprogramma Exact.
De urenadministratie is vastgelegd in het programma Legal Sense. In dat programma wordt dagelijks in elke zaak de gewerkte tijd in eenheden van zes minuten bijgehouden.
In zaken op basis van gesubsidieerde rechtsbijstand zendt mr. M. de Bluts een nota voor de door de Raad voor Rechtsbijstand vastgestelde eigen bijdrage en de aan derden verschuldigde kosten zoals griffierechten en leges.
In betalende zaken hanteert mr. M. de Bluts een uurtarief of, in overleg, een vast bedrag. Het uurtarief varieert van € 134 exclusief btw tot € 185 exclusief btw en wordt per zaak besproken. Over het algemeen wordt eenmaal per maand een declaratie gezonden.
D) Derdengelden
Het kantoor beschikt niet over een derdengeldenrekening en is niet aangesloten bij een stichting derdengelden. Het kantoor ontvangt geen derdengelden.
E) Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft)
Mr. M. de Bluts volgt jaarlijkse cursussen teneinde te voldoen aan het bepaalde in de Wwft ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, onderdeel iii. De zaken die mr. M. de Bluts behartigt vertonen geen raakvlakken met de in de Wwft genoemde situaties. In geval van gerede twijfel wordt de orde van advocaten om advies verzocht.
F) Dossier- en zaaksbeheer
Fysieke dossiers worden na gebruik door de advocaat opgeborgen in een afsluitbare dossierkast. Dit gebeurt in ieder geval aan het einde van een werkdag. De dossierkast bevindt zich in een ruimte die enkel toegankelijk is voor mr. M. de Bluts.
Alle dossiers worden op dezelfde wijze ingedeeld. Hierdoor is het mogelijk om snel relevante informatie te vinden over een bepaalde zaak. De advocaat is verantwoordelijk voor de indeling en de volledigheid.
Het is belangrijk dat door de bij de opdracht betrokken personen gemakkelijk (digitaal) in de dossiers gezocht kan worden. Het dossier is te allen tijde up-to-date. Na de financiële afhandeling van een zaak wordt het dossier opgeschoond en opgeborgen in het archief.
Bewijsvoering
De advocaat legt gemaakte afspraken en gevoerde gesprekken schriftelijk vast in het dossier van de cliënt. Uiteraard voegt de advocaat ook processuele stukken en bewijsstukken aan het dossier toe. Dit is van belang voor eventuele bewijsvoering, maar ook voor het geval een andere advocaat de zaak dient waar te nemen.
Communicatie
Processtukken worden aan het dossier toegevoegd. Een kopie hiervan wordt zo spoedig mogelijk toegezonden aan de cliënt. Indien nodig wordt de cliënt tijd geboden om de stukken door te nemen en goed te keuren. De cliënt wordt de mogelijkheid geboden contact op te nemen als er sprake is van onduidelijkheden.
Bereikbaarheid
Mr. M. de Bluts is telefonisch beperkt bereikbaar vanwege de drukke procespraktijk en omdat hij niet over een separaat secretariaat beschikt. Hij is per e-mail bereikbaar via bluts@ejbadvocaten.nl. Aan iedere cliënt wordt uitgelegd dat de bereikbaarheid vanwege de praktijk op deze wijze plaatsvindt.
De contactgegevens van het kantoor staan gepubliceerd op de website, op het briefpapier, op de visitekaartjes en in de online telefoongids. De contactgegevens worden actueel gehouden.
De advocaat spant zich ervoor in zaken tijdig af te handelen. Het agendasysteem in Outlook is op zodanige wijze ingericht dat kan worden gewaarborgd dat termijnen niet worden overschreden.
Openingstijden
Het kantoor is van maandag tot en met vrijdag geopend voor cliënten van 09.00 uur tot 17.00 uur, zowel fysiek als telefonisch en per e-mail.
Waarneming
In geval van (plotselinge) afwezigheid van mr. M. de Bluts wordt de cliënt schriftelijk op de hoogte gesteld over langdurige of permanente vervanging door een andere advocaat in een zaak.
De zaken van mr. M. de Bluts worden bij langdurige ontstentenis waargenomen door:
- mw. mr. C.S. Ganga, advocaat te Zoetermeer, CSG Advocatuur, Boerhaavelaan 40, 2713 HX Zoetermeer, telefoon 079 203 30 40, ganga@csgadvocatuur.nl;
- dhr. mr. M. de Boorder, advocaat te Den Haag, Benoordenhoutseweg 23, Den Haag (postbus 17160, 2502 CD Den Haag), telefoon 070 338 80 27, info@deboorderadvocaat.nl.
Beide advocaten zijn tevens aangewezen als externe klachtenfunctionaris. De verdeling van de klachtbehandeling is vastgelegd in de kantoorklachtenregeling, die op de website is gepubliceerd.
Contactpersoon in geval van ontstentenis of calamiteiten is mw. S.A. Jahangier, Invite Coaching Zoetermeer. [CONTACTGEGEVENS: zie interne versie van dit handboek.]
Afsluiting en bewaren dossiers
Het dossier van een cliënt wordt als afgesloten aangemerkt zodra de laatste financiële afhandeling heeft plaatsgevonden. Voordat het dossier kan worden gearchiveerd wordt het dossier opgeschoond. Stukken worden indien nodig in de financiële administratie opgenomen, aan de cliënt retour gezonden of door de cliënt afgehaald. Alle dossiers die worden aangelegd worden op overzichtelijke en alfabetische wijze bewaard in het archief. Aan de cliënt wordt medegedeeld dat het dossier gedurende de wettelijk voorgeschreven termijn van zeven jaar zal worden gearchiveerd.
G) Informatiemanagement
Het informatiemanagement ten behoeve van e-mail en IT-beveiliging is in handen van TPM Groep in Zoetermeer (info@tpmgroep.nl).
Het beheer van de website is in handen van Forever in Business.
Automatiseringsverantwoordelijke intern
Binnen het kantoor is mr. M. de Bluts de automatiseringsverantwoordelijke. Hij is zowel intern als extern het aanspreekpunt voor alle zaken rondom automatisering. Hij is tevens verantwoordelijk voor het up-to-date houden van de automatisering, inclusief de beveiligingssoftware en het beveiligingsbeleid.
De meest voorkomende vormen van cybercrime waarmee het kantoor te maken kan krijgen zijn:
- besmetting met ransomware (zoals cryptolockers), waarbij het kantoor losgeld dient te betalen om opnieuw toegang te krijgen tot de gegijzelde systemen of informatie;
- datadiefstal;
- wachtwoorddiefstal (voor bemachtiging of doorverkoop van data);
- manipulatie van financiële transacties;
- afluisteren;
- het toegankelijk maken van het systeem voor vervolgaanvallen;
- verstoring van technologie.
Het netwerk en alle apparaten binnen het kantoor zijn adequaat beveiligd en informatie wordt beveiligd opgeslagen. Verder is ervoor gezorgd dat onbevoegden geen toegang hebben tot vertrouwelijke gegevens. De dossiers worden in een beveiligde cloudomgeving bewaard, waartoe uitsluitend mr. M. de Bluts en de hiervoor genoemde waarnemers toegang hebben.
Geïnstalleerde software wordt zo goed mogelijk up-to-date gehouden en er wordt prioriteit gegeven aan beveiligingsupdates.
Communicatie per WhatsApp wordt beperkt tot algemeenheden.
Waarborgen
Dataverkeer wordt door firewalls en door antivirus- en antispywaresoftware zo goed mogelijk gecontroleerd op virussen, spyware, ransomware en soortgelijke bedreigingen. Gevoelige informatie wordt altijd beschermd met een login. Bij het versturen of ontvangen van persoonsgegevens of bij het inloggen op systemen wordt uitsluitend gebruikgemaakt van een versleutelde verbinding.
Informatiebeveiligingsincident
Zodra het kantoor wordt geconfronteerd met een informatiebeveiligingsincident wordt TPM ingeschakeld.
Disclaimer
In alle uitgaande e-mailberichten is een disclaimer opgenomen. Daarvoor is een standaardtekst opgesteld die verschijnt wanneer een nieuw bericht wordt verzonden.
Back-up en recovery
Back-up, recovery en de afhandeling van datalekken worden geregeld door TPM.
H) Risicomanagement
Gebouwen en inventaris
Het kantoor aan de Dublinstraat 54 in Zoetermeer is onderdeel van een appartementencomplex. Het gebouw is verzekerd tegen de gebruikelijke risico's.
ICT
Digitale informatie is terug te halen. Stukken uit fysieke lopende dossiers zijn ook gedigitaliseerd en daarmee niet definitief verloren.
Toegangsbeveiliging
Het kantoor beschikt over toegangsbeveiliging bij de ingang van het complex. [DETAILS: zie interne versie van dit handboek.]
I) Relatie met de cliënt
Voor de relatie tussen advocaat en cliënt in het algemeen wordt verwezen naar de gedragsregels, en wel in het bijzonder de regels 12 tot en met 19.
Aanname nieuwe cliënten
Wanneer een potentieel nieuwe cliënt contact opneemt met het kantoor, bepaalt de advocaat eerst wat er bij de cliënt speelt (zie ook artikel 4.1, tweede lid, van de Voda). Indien de advocaat constateert dat hij niet over de vereiste kennis en kunde beschikt, verwijst hij de cliënt door. Indien hij wel over de vereiste kennis en kunde beschikt, zal hij een kennismakingsgesprek inplannen. Tijdens dit gesprek dient helder te worden of hij de cliënt echt kan helpen.
Bevestiging opdrachten
Volgens de Dienstenrichtlijn (Richtlijn 2006/123/EG, in Nederland geïmplementeerd in de artikelen 6:230a tot en met 6:230e van het Burgerlijk Wetboek) moet een kantoor tijdig, dus vóór sluiting van de schriftelijke overeenkomst zoals een getekende opdrachtbevestiging of raamovereenkomst, of vóór de verrichting van de dienst, informatie over de dienst verstrekken. Deze informatie moet correct, helder en ondubbelzinnig zijn.
Wanneer tijdens het intakegesprek overeenstemming met de cliënt is bereikt over de opdracht, wordt een schriftelijke opdrachtbevestiging aan de cliënt toegezonden. Een kopie van de opdrachtbevestiging wordt toegevoegd aan het dossier.
De opdrachtbevestiging bevat in ieder geval de volgende gegevens:
- persoonsgegevens van de cliënt;
- een omschrijving van de zaak en een plan van aanpak of een aanzet daartoe;
- vermelding van de naam van de advocaat;
- de financiële consequenties;
- een korte omschrijving van de te verrichten werkzaamheden;
- de van toepassingverklaring van de kantoorklachtenregeling, met vermelding van de onafhankelijke instantie waaraan een niet opgeloste klacht kan worden voorgelegd;
- de van toepassing zijnde algemene voorwaarden;
- de toepassing van het kantoorhandboek.
Contactmomenten
Tijdens het intakegesprek met een nieuwe cliënt geeft de advocaat duidelijk aan wanneer hij contact met de cliënt opneemt. De advocaat voorziet zijn cliënt, gevraagd en ongevraagd, tijdig van alle voor hem belangrijke informatie. De cliënt kan telefonisch contact opnemen met de advocaat, maar het verdient de voorkeur om dat per e-mail te doen.
De cliënt wordt van alle handelingen en ontwikkelingen in een zaak op de hoogte gehouden. Ook wanneer een zaak voor langere tijd wordt waargenomen door een andere advocaat wordt de cliënt hiervan op de hoogte gesteld. De cliënt dient voldoende tijd te krijgen om de stukken goed te keuren.
Correspondentie met cliënten en relaties vindt zoveel mogelijk schriftelijk plaats op briefpapier van het kantoor of per e-mail.
De voortgang van een zaak wordt schriftelijk gedocumenteerd in het dossier. Alle handelingen en contactmomenten worden vastgelegd. Ook worden kopieën van brieven, andere schriftelijke gegevens en e-mails aan het dossier toegevoegd. Het dossier zal na de financiële afhandeling worden opgeschoond en vervolgens in het archief worden geplaatst.
Bij het bespreken van de opdracht komen in ieder geval aan de orde:
- de financiële consequenties, waaronder het uurtarief en eventuele bijkomende kosten, en de vraag of de cliënt in aanmerking komt voor een toevoeging. In dat geval wordt gebruikgemaakt van de formulieren en modellen zoals opgenomen op de website van de Raad voor Rechtsbijstand (www.rvr.org, Mijn RvR);
- de manier van communiceren (telefoon, post, e-mail);
- de bereikbaarheid van de advocaat.
Bij elk intakegesprek wordt nagegaan wat voor soort dienst de cliënt vraagt en of de Wwft van toepassing is (zie hiervoor onderdeel E). Het eerste verkennende of intakegesprek dat de advocaat met de cliënt voert vóór aanvang van de dienst is vrijgesteld van de verplichtingen uit de Wwft.
Financiële aspecten: commercieel en pro deo
Commercieel tarief
Mr. M. de Bluts maakt zo nauwkeurig mogelijk een inschatting van de kosten, zodat voor de cliënt duidelijk is welke kosten hij kan verwachten. Dat betreft het honorarium, maar ook de bijkomende kosten zoals griffierecht en kosten van derden. Ook worden de mogelijke uitspraken van de rechter met betrekking tot de proceskosten en de in de zaak te verwachten uitkomst besproken.
Daarnaast worden de wijze en de frequentie van declareren besproken, alsmede of en wanneer gebruik wordt gemaakt van voorschotten en op welke wijze deze voorschotten worden verrekend. De advocaat kan met de cliënt afspreken om het aantal te declareren uren vooraf te begroten en dit bedrag na afloop van de procedure te verrekenen.
Het kantoor hanteert algemene voorwaarden. Deze staan ook op de website en zijn op alle opdrachten van toepassing.
Pro deo / Raad voor Rechtsbijstand
Gedurende het kennismakingsgesprek wordt duidelijk om wat voor zaak het voor de cliënt gaat. Op basis van de verkregen informatie bepaalt de advocaat welk uurtarief wordt gehanteerd.
Wanneer de cliënt in aanmerking komt voor speciale tarieven of gefinancierde rechtsbijstand, worden de kosten toegelicht door de advocaat, in het bijzonder de hoogte van de eigen bijdrage. Informatie staat op de website van de Raad voor Rechtsbijstand (www.rvr.org) en elders op de website van het kantoor.
Indien gaandeweg blijkt dat bij de cliënt onduidelijkheid bestaat over de financiële aspecten, verschaft de advocaat zo spoedig mogelijk helderheid.
Klachtenregeling
Het kantoor hanteert een kantoorklachtenregeling. Deze is gepubliceerd op de website. De klachtbehandeling is opgedragen aan externe klachtenfunctionarissen, omdat de praktijk zelfstandig door één advocaat wordt uitgeoefend.
J) Belangenverstrengeling
Bij binnenkomst van een nieuwe zaak controleert de advocaat of er sprake is van een tegenstrijdig belang. Indien een tegenstrijdig belang wordt geconstateerd, brengt de advocaat de cliënt daarvan op de hoogte en behandelt hij de zaak niet.
Indien tijdens de behandeling van de zaak blijkt dat er sprake is van een tegenstrijdig belang, neemt de advocaat contact op met de cliënt en informeert hij hem hierover. Dit gebeurt schriftelijk. Daarnaast wordt de opdracht gestaakt. In beginsel zal de cliënt met de meeste anciënniteit voorrang verdienen boven de cliënt met de minste anciënniteit. De advocaat zal, indien hij de behandeling moet staken, de cliënt helpen met het vinden van een nieuwe advocaat. Aan de cliënt wordt enkel een neutrale mededeling gedaan dat ten gevolge van een mogelijk tegenstrijdig belang de zaak niet in behandeling kan worden genomen. Met het oog op de geheimhoudingsplicht mag hierover geen inhoudelijke mededeling worden gedaan.
In het kader van eventuele belangenverstrengeling zoals bedoeld in de gedragsregels wordt een administratie van oud-cliënten bijgehouden, voor statistische doeleinden en niet langer dan noodzakelijk. Dataminimalisatie is de basis, dus worden geen volledige dossiers bewaard, maar alleen die gegevens die noodzakelijk zijn voor een controle op tegenstrijdige belangen.
Zoetermeer, [DATUM INVULLEN]
mr. M. de Bluts