Kantoorklachtenregeling De Bluts Advocatuur
Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder:
klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de advocaat of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening, de hoogte van de declaratie, het verrichten of aanbieden van buitengerechtelijke incassowerkzaamheden, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;
klager: de cliënt, diens vertegenwoordiger of een derde met een rechtstreeks belang die een klacht kenbaar maakt;
klachtenfunctionaris: de externe advocaat, niet verbonden aan De Bluts Advocatuur, die is belast met de afhandeling van de klacht;
kantoor: De Bluts Advocatuur, de praktijk die wordt uitgeoefend door mr. M. de Bluts vanuit De Bluts Advocaten B.V.
Artikel 2 Toepassingsbereik
2.1 Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen De Bluts Advocatuur en de cliënt.
2.2 Klachten van een schuldenaar over mr. M. de Bluts als verrichter of aanbieder van buitengerechtelijke incassowerkzaamheden vallen ook onder het bereik van deze klachtenregeling, als bedoeld in artikel 4, tweede lid, onderdeel b, en artikel 13, vijfde lid, van de Wet kwaliteit incassodienstverlening.
2.3 Mr. M. de Bluts draagt er zorg voor dat klachten worden afgehandeld conform deze kantoorklachtenregeling.
Artikel 3 Doelstellingen
Deze kantoorklachtenregeling heeft tot doel:
a. het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
b. het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van klagers vast te stellen;
c. voorzien in een wettelijke plicht, behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
d. verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en klachtanalyse.
Artikel 4 Informatie bij aanvang dienstverlening
4.1 Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt op de website van het kantoor. De advocaat wijst de cliënt voor het aangaan van de overeenkomst van opdracht, of de schuldenaar bij het verrichten of aanbieden van buitengerechtelijke incassowerkzaamheden, erop dat het kantoor een kantoorklachtenregeling hanteert en dat deze van toepassing is op de dienstverlening.
4.2 Mr. M. de Bluts heeft in de overeenkomst van opdracht opgenomen bij welke onafhankelijke partij of instantie een klacht die na behandeling niet is opgelost kan worden voorgelegd ter verkrijging van een bindende uitspraak.
4.3 Klachten als bedoeld in artikel 1 van deze kantoorklachtenregeling die na behandeling niet zijn opgelost, worden voorgelegd aan de rechtbank Den Haag.
Artikel 5 Externe klachtenfunctionaris en klachtprocedure
5.1 De praktijk wordt zelfstandig uitgeoefend door één advocaat. De behandeling van klachten is daarom opgedragen aan externe klachtenfunctionarissen die niet aan het kantoor zijn verbonden. Mr. M. de Bluts treedt niet zelf op als klachtenfunctionaris en behandelt klachten over zijn eigen dienstverlening niet zelf.
5.2 Als klachtenfunctionaris zijn aangewezen:
- mw. mr. C.S. Ganga, advocaat te Zoetermeer, CSG Advocatuur, Boerhaavelaan 40, 2713 HX Zoetermeer, telefoon 079 203 30 40, ganga@csgadvocatuur.nl;
- dhr. mr. M. de Boorder, advocaat te Den Haag, Benoordenhoutseweg 23, Den Haag (postbus 17160, 2502 CD Den Haag), telefoon 070 338 80 27, info@deboorderadvocaat.nl.
5.3 Klachten worden in eerste instantie behandeld door mw. mr. C.S. Ganga. Dhr. mr. M. de Boorder treedt op als klachtenfunctionaris indien mw. mr. Ganga afwezig of verhinderd is, indien zij bij het onderwerp van de klacht betrokken is, of indien zich om een andere reden een belangenconflict voordoet. Zijn beide klachtenfunctionarissen verhinderd, dan wijst mr. M. de Bluts in overleg met hen een andere externe advocaat als klachtenfunctionaris aan en stelt hij de klager daarvan schriftelijk op de hoogte.
5.4 De klager kan de klacht rechtstreeks indienen bij de klachtenfunctionaris of bij het kantoor. Wordt de klacht bij het kantoor ingediend, dan bevestigt mr. M. de Bluts de ontvangst aan de klager en zendt hij de klacht binnen vijf werkdagen door aan de klachtenfunctionaris.
5.5 De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen vier weken na ontvangst. Deze termijn kan schriftelijk en gemotiveerd met ten hoogste vier weken worden verlengd.
5.6 De klachtenfunctionaris stelt de klager en mr. M. de Bluts schriftelijk op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.
5.7 Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, bevestigt de klachtenfunctionaris dat per e-mail aan de klager.
5.8 Indien de klacht niet naar tevredenheid is afgehandeld, kan de klager de klacht overeenkomstig artikel 4.3 voorleggen aan de rechtbank Den Haag. De klager kan zich daarnaast wenden tot de deken van de Orde van Advocaten in het arrondissement Den Haag. De contactgegevens daarvan zijn te vinden op de website van die instantie.
Artikel 6 Geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling
6.1 De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht.
6.2 De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht.
Artikel 7 Verantwoordelijkheden
7.1 De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht.
7.2 De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte over de afhandeling van de klacht.
7.3 De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij.
Artikel 8 Klachtregistratie
8.1 Mr. M. de Bluts registreert de klacht met daarbij het klachtonderwerp en houdt daarvan een registratie bij. De klachtenfunctionaris verstrekt hem de daarvoor benodigde gegevens.
8.2 Mr. M. de Bluts beoordeelt periodiek of de geregistreerde klachten aanleiding geven tot aanpassing van de dienstverlening of van deze kantoorklachtenregeling.
Zoetermeer, [DATUM INVULLEN]
mr. M. de Bluts